Durante los últimos 20 años, el nivel de competencia entre las pequeñas y medianas empresas aumentó debido a las presiones cada vez mayores del mercado.

En la mayoría de los casos, la implementación de un software ERP puede ser interpretado como una solución técnica que ofrece mayores ventajas competitivas: rapidez, acceso inmediato a la información buscada, almacenamiento de una inmensa cantidad de datos, consultas en tiempo real, etc. Sin embargo, a pesar de todos estos beneficios, alrededor del 50% de las empresas que trabajan con un sistema ERP se sienten disconformes o han sufrido experiencias negativas. ¿Cómo puede ser?

Habitualmente, las empresas suponen que los sistemas de gestión ERP son capaces de generar los cambios y las mejoras de los procesos de negocio por sí solos. Sin embargo, estas herramientas requieren de la combinación de otros elementos tan importantes como el ERP mismo. La experiencia demuestra que, a pesar de mejorar los niveles de eficiencia de la organización, las empresas deben atender a un conjunto de factores definido para lograr optimizar la utilización de su ERP.

Víctor Mercol, gerente de servicios de Red Plataforma, empresa con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de soluciones informáticas para pymes de distintos segmentos del mercado, detalla algunos de los puntos más importantes que deben ser contemplados al momento de implementar un software ERP o trabajar en la optimización de su empleo.

Rediseño de los procesos de negocio actuales

Al momento de adquirir un sistema ERP, la empresa debe contar con capacidad crítica y cuestionar todos los procesos vigentes. La integración entre áreas que propone una solución informática sólo será exitosa en la medida en que se trabaje intensamente en el diseño de los procesos de negocio.

Preparación del capital humano

Las personas que conforman la empresa no pueden ni deben quedar fuera del cambio que supone la implementación del sistema. Por esto, es necesario que el personal cuente con la suficiente preparación para enfrentar los nuevos procesos del negocio. Este punto implica también identificar las limitaciones y las restricciones de cada integrante de la organización y, en consecuencia, definir nuevos roles si resulta necesario.

Resistencia al cambio

Como en toda situación de cambio, la resistencia y el rechazo al ERP suelen presentarse como reacciones naturales. No obstante, esta actitud defensiva puede ser superada mediante la generación de un ambiente que propicie la participación activa de todo el personal en el proyecto. Conseguir su apoyo y compromiso, e identificar a los líderes naturales dentro de la organización permite involucrarlos con el proceso de cambio y neutralizar las reacciones negativas.

Relación Consultor – Cliente

Para lograr una relación de confianza entre el equipo de consultores y el cliente es necesario haber realizado un estudio detallado de toda la oferta de proveedores ERP que más se adapta a los requerimientos y valores de la empresa. La transparencia, honestidad y claridad en todas las comunicaciones propician vínculos de seguridad y confianza.

El hito del lanzamiento

Resulta importante comprender que la mejora de los procesos requiere de un trabajo continuo. Generalmente, las mejoras se producen muchos meses después del lanzamiento. No obstante, la empresa debe establecer un plan de mejora continua gradual a partir de la puesta en marcha con el fin de consolidar el ERP y lograr su máximo beneficio. El lanzamiento no debe ser entendido como el fin del proyecto, sino como el punto de partida para planificar la mejora continua.

El alcance del proyecto

Al adquirir una solución ERP, el proveedor no debe generar falsas expectativas en el cliente. Se debe trabajar con un alcance definido donde se explicite sobre qué se trabajará y sobré qué no. A su vez, la empresa contratante debe establecer objetivos compartidos y alcanzables y atenerse al alcance convenido en el proyecto.